Apa Saja Aktifitas dan Ruang Lingkup Tugas Serta Wewenang HRD

Pastinya anda sudah sering mendengar istilah manajemen sumber daya Manusia (SDM). SDM sendiri dapat diartikan sebagai sebuah ilmu atau cara untuk mengatur bagaimana hubungan dan perananan tenaga kerja secara efektif dan efisien. Sehingga dengan demikian dapat dimaksimalkan untuk mencapai tujuan bersama, baik dalam suatu perusahaan, karyawan maupun masyarakat.

Melihat penjelasan di atas sudah sangat jelas bahwa Manajemen SDM khusus digunakan untuk mengatur manusia, baik dalam organisasi maupun perusahaan. Hal ini sangat penting sebab manusia dalam suatu kominitas yang ada didalamnya menjadi penggerak roda utama. Apabila semuanya tidak dapat bekerja sama atau diatur dengan maksimal maka tidak mungkin iklim perusahaan menjadi kondusif.

Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen bisnis dengan menggunakan beberapa disiplin ilmu tambahan antara lain sosiologi, psikologi, dsb.

MSDM atau Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki konsep dasar yaitu menempatkan semua karyawan sebagai manusia. Ini berarti bahwa karyawan bukan hanya sebagai mesin pendukung saja. Hal paling penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia adalah manusia. Sebab manusia disini mempunyai posisi sebagai obyek dan subyek utama.

Profesi seseorang yang mengatur manusia disebut dengan manager SDM. Oleh karena itu sangat penting mendapatkan manager yang dapat memanage manusia dengan baik, efektif dan efisien.

Tujuan dari Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki tujuan, yaitu untuk meningkatkan produktivitas orang-orang yang ada dalam lingkup wewenangnya. Peningkatan produktivitas dilakukan dengan berbagai metode yang bertanggung jawab baik secara strategis, sosial dan etika.

Di suatu perusahaan, keberadaan departemen SDM ini cukup penting. Dalam bahasa inggris SDM biasa dikenal dengan istilah “Human Resource Development” (HRD). Departemen inilah yang yang bertugas mendorong supaya para manajer dan setiap karyawannya untuk melaksanakan strategi-strategi untuk mencapai “Goal” tujuan perusahaan dengan maksimal.

HRD bertugas merekrut karyawan baru, memberikan penilaiain apakah karyawan pantas atau tidak untuk bekerja diperusahaan. Kemudian, hal-hal yang menyangkut ketenagakerjaan misalkan ijin tidak masuk kerja, surat-surat asuransi BPJS, Sakit dll menjadi tugas dan wewenangnya.

Sasaran dari Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia tentunya memiliki sasaran / obyek yang sudah ditentukan sesuai bidang pekerjaannya. Di bawah ini adalah beberapa obyek yang menjadi sasaran MSDM :

• Perusahaan / Korporasi => Manajemen Sumber Daya Manusia sengaja dibuat untuk membantu para pimpinan atau manajer dalam mencapai tujuan perusahaan contohnya : perencanaan Sumber Daya Manusia, seleksi, pelatihan, pengembangan SDM dsb.

• Fungsional => Ini lebih tinggi dari sasaran yang pertama, sebab sasaran fungsional ini untuk mempertahankan konstribusi dari HRD pada level yang lebih cocok bagi kebutuhan perusahaan, seperti pengangkatan jabatan, penempatan serta penilaian pegawai dalam perusahaan tersebut.

• Sosial => Yang berada dalam lingkup sasaran ini antara lain menjaga hubungan baik antara manajamen perusahaan dengan syarikat kerja tetapi tetap memprioritaskan keuntungan perusahaan dan karyawan. Contoh lainnya adalah menjaga hubungan perusahaan dengan masyarakat sekitar dll.

• Pribadi Karyawan => Berbeda dengan beberapa yang sebutkan di atas, depertemen ini juga bisa membantu para karyawan untuk mencapai tujuan-tujuan dan menyelesaikan permasalahan pribadi mereka. Jika memang dirasa karyawan tersebut sudah bekerja dengan baik di perusahaan. Contohnya membantu karyawan yang ingin melakukan kredit rumah / kendaraan.

Aktivitas dan Fungsi Dari Manajemen Sumber Daya Manusia

Aktifitas Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan erat dengan tugas yang di emban, fungsi serta tujuan terbentuknya departemen ini. Berikut adalah dua aktivitasnya, yaitu :

1. Perencanaan dan Analisis Jabatan

Proses perencanaan adalah sangat penting untuk memenuhi kebutuhan staf sebagai akibat adanya perubahan organisasi dalam menghadapi suatu lingkungan bisnis yang dinamis dan kompleks. Proses perencanaan meliputi prakiraan kebutuhan sumber daya manusia organisasional dan pengembangan program, demi untuk memastikan bahwa jumlah dan tipe individu tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.

Proses perencanaan organisasi sangat tergantung pada skenario “suatu pengandaian” yang melihat kebutuhan di masa mendatang dalam konteks demografi angkatan kerja, proyeksi ekonomi, antisipasi perubahan secara teknologis, keberhasilan program perekrutan, dan daya tahan sasaran organisasional (Fisher dkk., 1990).

Selanjutnya, suatu proses deskripsi dan analisis secara cermat dan seksama terhadap jabatan-jabatan yang ada pada saat ini diperlukan dalam kaitannya untuk perencanaan sistem seleksi dan program pelatihan di masa mendatang. Di samping itu proses deskripsi dan analisis juga diperlukan dalam kaitannya untuk memberikan jaminan bahwa sistem penilaian kinerja dan kompensasi secara rasional didasarkan pada tuntutan dari j abatan. Dengan demikian, aktivitas utama perencanaan sumber daya manusia dan analisis jabatan meliputi :

1. Menyelenggarakan analisis jabatan untuk menentukan persyaratan khusus dari jabatan individu di dalam organisasi
2. Memprakirakan kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi untuk mencapai tujuannya
3. Mengembangkan dan mengimplementasikan suatu rencana untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

2. Perekrutan dan Penyeleksian

Setelah kebutuhan sumber daya manusia ditentukan maka langkah berikutnya adalah pengisian posisi / formasi. Kegiatan pengisian posisi / formasi ini meliputi perekrutan pelamar,skreening dan seleksi terhadap pelamar yang paling berkualitas, dan pengisian posisi level atas melalui promosi.

Proses pengisian posisi / formasi ini merupakan fungsi yang jauh lebih kompleks dibanding waktu-waktu sebelumnya (pada saat manajemen personalia tradisional), yaitu ketika manajer personalia hanya menyandarkan diri pada rekomendasi dari karyawan yang ada pada saat itu, atau pada papan lowongan kerja yang sering dipasang di depan kantor perusahaan.

Munculnya berbagai peraturan perundangan (khususnya di negara-negara Barat) yang memberikan kesempatan bekerja yang sama terhadap semua warga Negara (bahkan nanti terhadap semua warga dunia), bersamaan waktunya dengan meningkatnya kompleksitas posisi-posisi yang akan diisi, telah mengharuskan adanya prosedur yang lebih rumit untuk mengidentifikasi dan memilih calon karyawan yang potensial.

Proses perekrutan dan seleksi mencakup beberapa langkah sebagai berikut.

• Mendefinisikan secara hati-hati posisi-posisi yang sedang kosong, dan menentukan keahlian apa yang dibutuhkan untuk memegang jabatan tersebut
• Menentukan keahlian dan kompetensi yang dibutuhkan secara spesifik
• Memperoleh jumlah pelamar yang cukup melalui berbagai strategi perekrutan.

Manajer personalia, selanjutnya harus memanfaatkan prosedur yang telah dikembangkan dan telah divalidasi secara hati-hati di dalam menyaring dan mengevaluasi pekerjaan calon karyawan. Prosedur penyaringan dan evaluasi ini di antaranya meliputi blanko lamaran, wawancara, tes kemampuan, dan pemeriksaan referensi. Dengan demikian, aktivitas utama dalam perekrutan dan penseleksian adalah:

1. Merekrut sumber daya manusia organisasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menseleksi dan mengangkat sumber daya manusia untuk mengisi suatu jabatan di dalam organisasi

3. Pengembangan dan Produktivitas Karyawan

Sumber daya manusia adalah hal yang unik dalam potensinya untuk tumbuh dan berkembang dalam menghadapi tantangan baru. Kesempatan untuk berkembang dan meningkatkan diri penting di dalam bagaimana karyawan memandang organisasi sebagai tempat bekerja. Pada waktu yang sama, organisasi-organisasi memutuskan untuk membelanjakan dana yang cukup besar dalam rangka untuk melatih dan mengembangkan karyawan mereka.

Karyawan dapat dilatih dan dikembangkan melalui prosedur yang formal ataupun informal.

• Pelatihan formal sering dikaitkan dengan pengenalan terhadap jabatan baru atau sebagai alat untuk mengikuti perubahan secara teknologis ataupun secara prosedural. Pelatihan formal dapat dikoordinasi dan diajarkan oleh sumber daya manusia atau teknisi yang profesional pada organisasi tersebut, atau mengirim karyawan untuk pelatihan program-program yang ditawarkan oleh asosiasi-asosiasi profesional atau universitas.
• Pelatihan informal berlangsung di tempat kerja dan diadministrasikan oleh karyawan yang senior atau sejawat. Departemen sumber daya manusia dapat memberikan kursus-kursus pelatihan bagi pelatih, dan mengkoordinasikan peluang-peluang di tempat kerja dengan perencanaan karier karyawan dan kebutuhan sumber daya manusia yang telah di prakirakan oleh organisasi.

Sejumlah organisasi telah mengusahakan produktivitas dengan cara meningkatkan campur tangan terhadap karyawan. Kebutuhan untuk lebih kompetitif di dalam ekonomi global bersamaan dengan perubahan demografi dan perubahan nilai pekerja, telah menyadarkan bahwa cara-cara tradisional penstrukturan pekerjaan perlu dipertimbangkan kembali.

Akhir-akhir ini, peningkatan produktivitas melalui peningkatan intervensi yang paling populer adalah memfokuskan pada pengembangan motivasi dan melibatkan karyawan di dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh, banyak korporasi di Amerika Serikat telah mengimplementasikan program siklus kualitas dan manajemen kualitas total. Praktik-praktik tersebut juga telah digunakan secara meluas di Jepang. Proses pengembangan dan produktivitas karyawan meliputi aktivitas-aktivitas utama seperti:

1. Orientasi dan pelatihan karyawan
2. Pendisainan dan implementasi manajemen dan organisasional program pengembangan
3. Membangun tim yang efektif di dalam struktur organisasi

4. Pengelolaan Karier dan Penilaian Kinerja

Pengelolaan karier merupakan salah satu aktivitas penting manajemen sumber daya manusia. Dari sudut organisasi, pengelolaan karier dapat mengurangi biaya berkaitan dengan masalah perpindahan karyawan (employee turnover). Jika organisasi membantu karyawan dalam pengembangan program karier, program tersebut memungkinkan karyawan untuk terikat erat dengan organisasi sehingga kemungkinan karyawan keluar (resign) akan berkurang.

Memperhatikan karier karyawan juga dapat memperbaiki moral, memperkuat produktivitas, dan membantu organisasi untuk lebih efisien. Di dalam kondisi semacam itu, karyawan percaya bahwa penghargaan yang diberikan kepada mereka merupakan bagian dari keseluruhan rencana organisasi sehingga mereka merasa tidak sekadar dipandang sebagai angka-angka saja.

Penilaian adalah suatu mata rantai yang penting di dalam proses manajemen sumber daya manusia. Artinya, penilaian digunakan sebagai alat di mana organisasi menilai seberapa baik karyawan berkinerja dan menentukan penghargaan yang layak atau tindakan perbaikan.

Sudah seharusnya manajemen sumber daya manusia di dalam penilaian adalah bekerja sama dengan manajer garis untuk mengadakan dan berdiskusi mengenai :

• proses penilaian
• dimensi kinerja untuk diukur
• prosedur untuk memastikan akurasi penilaian
• persyaratan untuk diskusi mengenai hasil penilaian dengan karyawan.

Peranan penting manajemen sumber daya manusia lainnya adalah monitoring proses dari hasil penilaiannya.

Penilaian kinerja bukan suatu aktivitas manajer yang disenangi. Suatu hal penting di dalam penilaian ini adalah dilaksanakan pada waktunya dan seakurat mungkin. Dengan demikian, aktivitas utama pengelolaan karier dan penilaian kinerja mencakup:

1. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam pengembangan perencanaan karier
2. Pendisainan sistem untuk penilaian kinerja karyawan secara individual.

5. Sistem Penghargaan terhadap Karyawan

Suatu hasil logis dari proses penilaian adalah menentukan karyawan yang paling berhak untuk mendapatkan penghargaan. Alokasi penghargaan adalah suatu aktivitas yang kompleks dan khusus.

Penghargaan terbagi dua meliputi kompensasi secara langsung (gaji atau upah secara jam-jaman) dan kompensasi secara tidak langsung (program kesejahteraan).

Sistem kompensasi yang berhasil didasarkan pada keadilan dan kewajaran (fairness), yaitu pandangan yang seimbang mengenai perbedaan pembayaran untuk pekerjaan / jabatan yang berbeda di dalam satu organisasi; pandangan yang seimbang mengenai pembayaran untuk jabatan yang mirip, baik di dalam organisasi ataupun di dalam perusahaan pesaing; dan pandangan yang adil dan wajar mengenai perbedaan di dalam pembayaran antara karyawan yang berada di dalam jabatan yang benar-benar sama.

Meskipun diusahakan untuk adil dan wajar, pada umumnya karyawan tidak melihat bahwa mereka diperlakukan secara adil dan wajar melalui penghargaan berupa pembayaran upah. Ini merupakan salah satu tantangan di dalam praktik kompensasi.

Tantangan lain di dalam praktik kompensasi adalah adanya pengaruh lingkungan legal mengenai keseimbangan pembayaran dan pekerjaan, upah minimum dan peraturan lembur, persyaratan program kesejahteraan seperti, keamanan sosial. Dengan demikian, aktivitas utama sistem penghargaan terhadap karyawan mencakup:

1. Pendisainan dan implementasi sistem kompensasi bagi semua karyawan
2. Memastikan/menjamin bahwa kompensasi adil dan wajar serta konsisten.

6. Kesejahteraan Karyawan

Suatu perubahan penting di tempat kerja sampai saat ini adalah adanya keinginan untuk meningkatkan suatu lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perubahan yang lain adalah perhatian masyarakat untuk dibukanya kasus-kasus penggunaan obat berbahaya dan juga stres di tempat kerja.

Program kesejahteraan karyawan merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen sumber daya manusia yang harus diteguhkan dan dipelihara demi terjaga hubungan yang efektif antara organisasi dengan karyawan. Dengan demikian, aktivitas utama manajemen sumber daya manusia di program kesejahteraan karyawan mencakup:

1. Pendisainan dan pengimplementasian sistem kesejahteraan untuk semua karyawan
2. Memastikan/menjamin bahwa program kesejahteraan karyawan adalah adil dan wajar sertakonsisten
3. Pendisainan dan pengimplementasian program untuk menjamin karyawan sehat dan selamat
4. Pemberian bantuan kepada para karyawan terhadap masalah pribadinya yang mempengaruhi kinerjanya.

7. Hubungan Ketenagakerjaan dan Evaluasi Fungsi

Bagian dari fungsi manajemen sumber daya manusia adalah memperkuat dan memelihara keefektifan hubungan antara organisasi dengan karyawan. Proses kesepakatan kerja bersama menghendaki adanya perserikatan pekerja organisasi untuk negosiasi dengan wakil karyawan mengenai upah (seperti, dasar pengupahan, kerja lembur), kesejahteraan (seperti, cuti, hari libur, pensiun), jam kerja, dan kondisi kerja lainnya seperti, senioritas, disiplin, serta prosedur pemberhentian.

Perusahaan yang tidak mempunyai serikat pekerjanya, perlu menunjukkan perhatian yang seimbang terhadap isu perburuhan dalam kaitannya untuk memelihara hubungan yang positif antara organisasi dan karyawan mereka.

Suatu tren pada beberapa dekade terakhir ini adalah evaluasi terhadap fungsi manajemen sumber daya manusia. Evaluasi dalam hal ini adalah suatu audit manajemen sumber daya manusia, yaitu suatu pengalaman formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat (costand benefit) dari program manajemen sumber daya manusia secara total dan dibandingkan keefisienan dan keefektifannya dengan kinerja organisasi masa lalu. Dengan demikian hubungan ketenagakerjaan dan evaluasi fungsi ini mencakup aktivitas-aktivitas utama :

1. Bertindak sebagai perantara antara organisasi dan serikat Pekerjanya
2. Pendisainan sistem penanganan disiplin dan pengaduan karyawan
3. Menyediakan umpan balik dari karyawan dan manajer operasional pada keefektifan manajemen sumber daya manusia
4. Membantu manajemen sumber daya manusia untuk membuat kontribusi yang signifikan terhadap tujuan organisasi.

Jenis Model dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

Sebenarnya pelaksanaan Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki banyak model. Namun tujuannya sama, yakni mempelajari permasalahan-permasalahan yang ada kemudian mencari solusinya. Tentunya anda tidak dapat menerapkan manajemen perusahaan besar ke perusahaan kecil, begitu juga sebaliknya. Dalam manajemen itu ada keindahan dan seni, ada keteraturan bersifat fleksibel tergantung siapa yang melihat dan obyek apa yang di atur.

Ada beberapa model MSDM yang selayaknya kita ketahui, diantaranya :

• Model klerikal => fungsi dari HRD merupakan mendapatkan laporan berupa data, catatan atau apapun secara rutin. Perannya untuk menangani kertas kerja yang dibutuhkan, membuat peraturan dan mengerjakan apapun yang berhubungan dengan tugas kepegawaian secara rutin.
• Model hukum => berbicara hukum maka juga berbicara soal legalitas. Pelaksanaan dari SDM harus berlandaskan kekuatan hukum, contohnya hubungan perburuhan, negoisasi kontrak kerja dan lain-lain.
• Model finansial => model ini semakin berkembang seiring berkembangnya waktu, karena para manajer sadar bahwa dari segi Sumber Daya Manusia juga mempengaruhi arus keuangan yang meliputi beban asuransi, pensiuan, liburan, dsb.
• Model manajerial => terdapat dua versi, yang pertama merupakan manajer HRD memahami kerangka acuan kerja dalam lini manajemen dan mementingkan tingkat produktivitas, dan kedua merupakan manajer menjalankan fungsi dari manejemen SDM.
• Model Humanistis => departemen SDM dibentuk untuk membantu mengeluarkan potensi terbaik karyawan yang dinaunginya sehingga dapat memaksimalkan karir dalam perusahaan. Dan efeknya akan memberikan kontribusi maksimal untuk perusahaan. Jenis model ini menggambarkan hubungan kemanusiaan antara perusahaan dengan pegawainya.
• Model keperilakuan => berasumsi bahwa ilmu yang berhubungan dengan perilaku contohnya psikologi adalah dasar kegiatan SDM. Untuk prinsip utamanya merupakan pendekatan ilmu pengetahuan terhadap perilaku manusia didalamnya sehingga dapat membantu permasalahan yang ada dalam perusahaan.

Jadi secara garis besar dapat disimpulkan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia ini sangat penting untuk membuat atau membentuk sebuah pribadi yang profesional. Suatu perusahaan yang mempunyai MSDM yang sangat mumpuni dapat sangat mudah berkembang pesat. Hal ini di sebabkan oleh kualitas dari setiap karyawannya. Jika suatu perusahaan mempunyai karyawan yang telah terlatih dan loyal tidak ada alasan lagi perusahaan tersebut untuk maju dan berkembang.